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管理職の心構え
 
(その8)文書化する

2020.3.7

あなたは、「文書で伝えるより、口頭で伝えたほうが早い」と思っていませんか?
私は、場合によってはそうではないと思います。もちろん簡単なことは口頭のほうが早いですが、少し複雑なことや重要なことは文書のほうが効率的に正確に人に伝えることができます。
文書化するメリットの第一は、文書を書くことによって、自分自身がその問題を整理し方向性や内容を確認することができるということです。
口頭の場合は思いつきというか、出会い頭に口にしてしまう可能性もありますが、文書にまとめるためには少し考える時間が生まれます。その結果、自分の考えを深く堀り下げることができます。
メリットの第二は、文書であれば、相手に情報が正確に伝わるということです。
口頭であれば、「言った言わない」とか、「そういうつもりで言ってない」などというすれ違いが生じがちですが、文書ではそういうことがあまり起きません。お互い同じ内容の文書を持っていれば、その情報を正しく共有することができます。
第三に、文書であれば、自分と相手以外の人にも同じレベルで情報を伝えることができるということです。
例えば、上司への業務報告や相談ごとも文書化するほうが有効です。
私は課長になった時から上司のスケジュールをチェックし、最も暇な時間帯に2週間に1回、30分のアポイントを入れていました。 その時に、業務報告と相談したいことを書類(メール)で事前に渡しました。
人は打ち合わせなどの内容を事前にわかると安心しますし準備もできます。
こうして打ち合わせをすれば、上司は私の業務内容を理解し、また適切なアドバイスもできます。私のほうは日にちがたってもいつ何を上司に報告し、どんな指示を受けたかがわかります。またその時の報告事項や相談内容、指示事項をメールで部下に伝えることで情報を共有できます。
それにそういうローリングのコミュニケーションをとっていれば30分のアポイントが20分や15分になっていきます
また重要な会議で自分の考えをどうしても通したいことがあれば、その会議で発言する内容を文書で書いてみることも有効です。書いたものを読み返し内容を吟味し充実させます。
そうすれば自分の考えを論理的かつ簡潔に会議の参加者に伝えることができ、その会議で自分の意見を通すことができます。
文書化せず、口頭でやろうとすると、“伝言ゲーム”のようになってしまって正確に伝わらなかったり、会議で自分の考えをと通せなかったりします。
ですから間違って伝わったら困る業務や、特に重要な業務は、口頭より文書のほうが有効です。
それに文書にしておけば、いつまででも保管できますし、内容を忘れたら取り出して確認できるわけですから、そういう意味でも文書化は効率的と言えます。

 




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