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管理職の心構え
 
(その11)隙間時間を使い切る

2020.5.26

私は以前、横浜市に住んでいましたが、そのときの勤務地は千葉県浦安市でした。
通勤は、片道約1時間半の道のりですが、朝早く家を出るので電車はすいています。
最初の30分は新聞を読みますが、東急線の中目黒駅で日比谷線に乗り換えます。始発駅なので1列車見送れば座っていくことができますが、ここから会社までの1時間が仕事タイムとなります。
会社には一番早く着きますが、それから社員が来る9時までの間の1時間も仕事ができます。この早朝の2時間は私の大切な仕事タイムになっていたわけですが、この間電話は来ないし人も話しかけてきません。中断しない2時間でありきわめて効率がいい。これでほぼ午前中の仕事が終わるといってもいいのです。
社外の打ち合わせなどに出るとき、その移動中も仕事タイムです。さらに次の面談の間に少しでも「隙間時間」が生じると、すぐにバッグから書類を取り出して仕事にとりかかります。
この「隙間時間」はバカにできません。「隙間時間」を積み重ねると仕事量は驚くほど増大します。
上司に報告するとか部下に連絡するために会議のメモを書くときは、会議が終わってから書くのではありません。会議の最中に書きます。会議というのは自分に関係ない時間帯がありますし、大した問題でもないことで議論が続くことがあります。その間に書いていきます。会議が終わってもメモは出来上がっていませんので、5分か10分、会議室に残ってメモを書き上げます。戻ってきて部下を集めてコピーを渡し「今日の会議の結果はここに書いてある通り。ポイントはなにとなに」で5分で終わり。
しばしば乗る新幹線などは、絶好の仕事タイムです。なにしろ、電話も来ないし、他人の邪魔も入りません。ここでも中断しない時間が2時間や3時間あるのです。 
レポートや議事録などは「後でじっくり書き上げよう」といって、後回しにしていないでしょうか? 
私はスタッフの仕事としてで経営会議などの事務局を数多くこなしてきましたが、その議事録は不十分でもよいから、とにかく必ずその日のうちに書き上げることにしていました。
1日経つとそれだけ記憶が薄くなりますし、精度も落ちてしまうからです。
海外出張のとき、例えばニューヨークから日本へ帰る飛行機の最初の1時間半で出張レポートを書き上げていました。
本当は疲れているのでお酒でも飲んで眠りたいところですが、そんなことをすると。留守の間に溜まった多くの書類や上司の指示が待っています。それらに対応しているうちに、どんどん日は経っていきます。記憶も薄れ、出張リポートの品質もどんどん落ちていくのです。
こうした隙間時間を有効に活用することが業務のスピードアップに繋がりますし、仕事の精度を高めます。

 




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