仕事のパレートの法則 主として経済学で使われる用語で「パレートの法則」というのがあります。 即ち「富の8割は2割の人に帰属する」といった「８割２割の法則」のことですが私は「仕事のパレートの法則」もあるのではないかと考えています。 つまり「重要な仕事2割をやればその人のかかえる仕事の8割が達成できる」ということです。 会社にはやたら多くの仕事があり、重要な業務もあるが取るに足らない雑用も数多くあります。 そんな中で全ての仕事をやっていたのでは時間がいくらあっても足りません。 もちろん雑用であってもしなくてはならない業務もあるので、いかに最低限のインプットでどの程度の完成度で済ますかを良く考え、もし他の人にしてもらえる業務であるなら極力自分がしないことです。 仕事を分類すると、今やる仕事、後でやる仕事、自分がやる仕事、人にやらせる仕事の4区分があり、仕事が発生したときに大事なことは自分がやらないで済ますということです。
「会議に出ない」「人に会わない」「書類を読まない」 会議に出るか出ないかということは極めて重要なテーマで、私は、会議は出なくてすむものはできるだけ出ないようにしています。もちろん、仕事というのは、チームで連携して進めることが多いですから、会議に出ないというのは難しいことではあります。 しかし、よく同じ会議に自分と同じ組織の人が2人も3人も出席していることがあり、そんな時は、自分は欠席し、出席した人に後から結果を聞くということで会議時間をいただくことができます。 また、人と会って話をしなくてはならない仕事か電話やメールで済む仕事かは慎重に考えなくてはなりません。出かけていって人に会うとなると多くの時間が必要になるからです。 私はいくつかの政府の審議会の委員をしていますがが、事前に役所の方、例えば課長と担当者の２人が事前の説明に来たいと言われることがあります。私は、ほとんどの場合、断って関連の資料をメールで送ってもらい、資料を読んだあとに電話で話を聞くことにしています。もし来社してもらって、事前説明を受けることになると、国のため働いている有能な官僚の方２人の往復時間も入れ、2時間半か3時間を浪費させることになるからです。この例などは人に会わずに済ませられる話です。 また、私のところにアポイントをとって訪問されるケースで3人、4人で来られ、その中で最初から最後まで一言も話さない人がいて何のために来たのかと思うことがあります。 先日も私に効率的な仕事の進め方の講話をして欲しいという会社があり、そのときはなんと5人で来社されたのにはびっくりしました。そのような依頼なら来るとしてもせいぜい２人でしょう。そんな会社には効率化のネタが山ほどあるに違いないと思いました。 この用件は本当に相手に会わなくてはならないのだろうか、メールを上手に使って対応したら済ませられるのではないだろうかなど良く考える必要があります。 また、私は回覧されてくる書籍やレポートについても何を読むか、読まないかを決めています。新聞、雑誌、レポート、これらを少しずつでも読んでいたら時間はあっという間になくなります。自分に与えられた時間は少なくそれほど重要でないものは極力読まないことです。私は自分の書類箱に訪れる書類の5０％は読まなくてもいいものだと思っています。 ここで言う「会議に出ない」「人に会わない」「書類を読まない」という「出ない、会わない、読まない」という考え方は、ある意味で大変危険なことであり相当慎重に考え判断しなくてはなりませんが、このことによる時間増大の効果は驚くほど大きいのです。
2ヶ月分のカレンダーを「見る」 私の机の上にはいつも1ヶ月分表示されている卓上カレンダーが置いてあります。 例えば1月のカレンダーには、１5日は部長会とか20日までにはＡ社の経営改革企画書完成、２5日は障害者の会での講演などとイベントや行事、レポートの締め切りなどを記入してあります。 その１ヶ月分を毎日「見る」ことによって残された時間や必要なアクションを体感し準備します。 さらに大事なことはその1月のカレンダーの隣に次の月つまり2月のカレンダーも並べておきそこにも予定を書きこんでおくことです。即ち2ヶ月分の卓上カレンダーを見ることによって、いつも1ヶ月から2ヶ月先のスケジュールを毎日「見ている」わけですがこの効果は意外に大きいのです。 通常手帳を見て予定をチェックしますが、手帳は残念ながら一見では1週間か2週間しか見れないようになっていてその先はブラックボックス的です。最近は、いろいろ工夫した手帳があって何ヶ月分も記入できる蛇腹式の手帳などありますが、まだまだ主流ではありません。 1～2ヶ月先のスケジュールを見ていて大きなイベントや重要な報告書の〆切の前にはできるだけ予定を入れないようにするのです。
時間予算は3割 また今日が水曜日だとして来週の水曜日までに仕上げなくてはならない重要な企画書があったとします。その間、会議や出張の予定があって、仮に残されたというか自分が使える時間がざっと10時間だとしますと、こうしたとき真に使える時間は30％の3時間と覚悟しなくてはなりません。これはいわば｢時間予算｣という考え方です。 何故かというと、自分の時間というのは突然の他人の訪問、上司からの呼び出し、社内外からの電話などで大体予定していた時間の70％は飛んでしまうものだからです。 したがって私は絶対に完成しなくてはならない仕事が控えている場合は自分のスケジュールに自分へのアポイントを入れることにしています。来週の水曜日までどうしても仕上げなくてはならない企画書があったらスケジュールが空いている今週の金曜日の午後1時から3時まで自分へのアポイントを入れ、他の予定を入れないようブロックしておきます。 そしてその時間帯は会議室へこもるなり喫茶店に行くなりして自分の時間を確保するのです。 余談になりますが在宅勤務（テレワーク）の効果がある意味で抜群に大きいのはこの飛んでしまう70％のロスが生じないことで、在宅勤務の場合、時間予算は9割くらいになります。 在宅勤務では突然の来客も電話もなくいわば誰からも邪魔されず（といっても家族や宅配便などには邪魔されるが）集中して仕事ができるので自己管理できる人にはお勧めの働き方です。 私は昔、どうしても完成させなくてはならない仕事があったとき、午前中、社外で用事があることにして、自宅でその仕事を完成させたものでした。
