2ヶ月分のカレンダーを「見る」
私の机の上にはいつも1ヶ月分表示されている卓上カレンダーが置いてあります。
例えば1月のカレンダーには、１5日は部長会とか20日までにはＡ社の経営改革企画書完成、２5日は障害者の会での講演などとイベントや行事、レポートの締め切りなどを記入してあります。
その１ヶ月分を毎日「見る」ことによって残された時間や必要なアクションを体感し準備します。
さらに大事なことはその1月のカレンダーの隣に次の月つまり2月のカレンダーも並べておきそこにも予定を書きこんでおくことです。即ち2ヶ月分の卓上カレンダーを見ることによって、いつも1ヶ月から2ヶ月先のスケジュールを毎日「見ている」わけですがこの効果は意外に大きいのです。
通常手帳を見て予定をチェックしますが、手帳は残念ながら一見では1週間か2週間しか見れないようになっていてその先はブラックボックス的です。最近は、いろいろ工夫した手帳があって何ヶ月分も記入できる蛇腹式の手帳などありますが、まだまだ主流ではありません。
1～2ヶ月先のスケジュールを見ていて大きなイベントや重要な報告書の〆切の前にはできるだけ予定を入れないようにするのです。

時間予算は3割
また今日が水曜日だとして来週の水曜日までに仕上げなくてはならない重要な企画書があったとします。その間、会議や出張の予定があって、仮に残されたというか自分が使える時間がざっと10時間だとしますと、こうしたとき真に使える時間は30％の3時間と覚悟しなくてはなりません。これはいわば｢時間予算｣という考え方です。
何故かというと、自分の時間というのは突然の他人の訪問、上司からの呼び出し、社内外からの電話などで大体予定していた時間の70％は飛んでしまうものだからです。
したがって私は絶対に完成しなくてはならない仕事が控えている場合は自分のスケジュールに自分へのアポイントを入れることにしています。来週の水曜日までどうしても仕上げなくてはならない企画書があったらスケジュールが空いている今週の金曜日の午後1時から3時まで自分へのアポイントを入れ、他の予定を入れないようブロックしておきます。
そしてその時間帯は会議室へこもるなり喫茶店に行くなりして自分の時間を確保するのです。
余談になりますが在宅勤務（テレワーク）の効果がある意味で抜群に大きいのはこの飛んでしまう70％のロスが生じないことで、在宅勤務の場合、時間予算は9割くらいになります。
在宅勤務では突然の来客も電話もなくいわば誰からも邪魔されず（といっても家族や宅配便などには邪魔されるが）集中して仕事ができるので自己管理できる人にはお勧めの働き方です。
私は昔、どうしても完成させなくてはならない仕事があったとき、午前中、社外で用事があることにして、自宅でその仕事を完成させたものでした。