勝間和代さんの本が売れている。なんでも出版する本はすべて１０万部を越え累積で２００万部を越えたという。 彼女は１９歳で公認会計士の資格を取り３つの外資系の会社を経験し今は経済評論家としてテレビに雑誌にしばしば登場し人気絶大である。 私も彼女の本を何冊か読んだが彼女の考え方生き方に共感するところが多い。しかし、違和感を覚えるところがいくつかある。 そのうちのひとつは「起きていることはすべて正しい」という彼女の主張（このタイトルの本を出している）である。 この考え方はこの世のことはまあいろいろあるが、起きていることはその人の能力や努力の結果であるから、いわば起こるべくして起きたことでそれはすべて正しいことだというのだ。 しかし本当にそうだろうか。 私は自閉症の長男と肝硬変とうつ病を患った妻のため必死で仕事と家族の両立を図ってきて、どちらもかろうじてそこそこの結果を出したが、それはたまたま幸運に恵まれていたからではないかと感じている。 私の妻は一歩間違えば死んでいた（3回目の自殺は普通なら死んでいたのだがたまたま娘が見つけて助かった）し、忙しい部署からの異動がなければ、妻のうつ病は回復しなかったかもしれない。 そうであれば私の人生は挫折の一語であって、本を出版したりテレビに出たりすることもなく「ワークライフバランスのモデルケース」などと言われることもなかっただろう。 私が経験したことはたまたま起こったことで、人生ある意味では成功も失敗も紙一重のところにあるのではないか。
よしもとばななさんは私の本を読んで「佐々木さんにとっては愛とはひたすら責任をとることであった」と自分のブログに書いていた。そういう見方もあるのかなと感心した。 人は誰でもが家族や仕事に対し責任を果たしたいと思っているし、懸命にその努力もしている。また人は自分の境遇を嘆きながらも強く生きたいとも思っている。 そして壁にぶつかりもがき、苦しみ、愛し、喜び、悲しみ、疲れていく。 私自身もそうであった。しかし、全力で頑張っても多くの場合なかなか満足するような結果に繋がらないことが多いのだ。 「私は仕事も家族も決してあきらめない」といいながら、さまざまな場面でほとんどあきらめかけたことがあったし、少し間違えば我が家は家族崩壊の道をたどっていただろう。 さまざまな人の支援や家族の助け合い、そしていろいろな偶然で図らずも私の家族はなんとか再生しつつある。
勝間さんは「起きていることはすべて正しい」という。しかし私には到底そうは思えない。 勝間さんのような特別優れた人で華麗に成功した人が一般の人に向かって、「起きていることはすべて正しい」と言うのは少し言い過ぎのような気がする。 水泳の北島康介や野球のイチローならともかく、例えば自分の会社の社長や役員になった人など、なるべくしてなった人など多くはいない。 そのことを目指しながら、しかもそこそこの能力もありそれなりの努力もしながら結果が出ない人がどれだけたくさんいることか。 それぞれの人生はもちろん努力や意欲で掴み取っていかねばならないのだろうが、多くの場合、そばにどんな人がいたか、そのとき同時になにが起こったかなどさまざまな運、不運も大きく影響していると思う。私は人生というものに自分自身以外の大きな力を感じている。
仕事術の本を読んでも仕事師にはなれない 私はこの2月に「部下を定時に帰す仕事術」という本を出版した。 「仕事術」には類書が多いが、部下を持つ課長クラスに照準を合わせた仕事術は他にあまり例がないと思う。 実は2年前に自閉症の長男と肝硬変にうつ病を患う妻を抱えて会社の仕事をしてきた体験を「ビッグツリー」という本を出版したがそれなりの反響がありすでに10刷となっている。 出版社から、今度は世のビジネスマンへの応援歌を書いて欲しいといわれ、私には普遍的な仕事術のことは書けそうにないが東レという会社のなかで企画や管理の仕事を通じて実践してきた仕事のやり方についてはそれなりのノウハウがあるのでそういった視線でこの本を書いてみた。 出版するに当たり世にある仕事術なる本を調べてみたら、野口悠紀雄、勝間和代、本田直之、吉越浩一郎などさまざまな人たちがこの類の本を著していて結構な販売部数になっている。 多くのビジネスマンが毎日の仕事を効率的することに関心があるからだろう。 しかしこのような仕事術の本をたくさん読んだからといって仕事が効率的にできるものではない。
仕事への愛情が必要 成果ある仕事の仕方をするために最も大事なことは仕事に対する愛情ではないかと思う。 仕事と言うのは生活のため稼ぐということよりも自己実現の場としての意義が大きい。 最近「日本で一番大事にしたい会社」という本が注目を浴びているがその中に出てくる会社のなかに日本理化学工業という会社がある。 その会社の社員は75名だがそのうち54名が障害者である。その人たちが一生懸命働く姿を見てその会社の社長が障害者の本当の幸せとはなんだろうかと思ってある導師に尋ねたところ、その導師は次のように答えたという。 「人の幸せは人に愛されること、人に褒められること、人に役に立つこと、人から必要とされることの4つです。働くことによって愛以外の3つの幸せを得られるのです」 仕事を通じて人は幸せになれる。この本を読んでこの会社で働く障害者がいかに仕事を愛しているかが伝わってくる。 仕事への愛情があれば、仕事術の本を読んでも何がしかのヒントを得るだろし、そのような本を読まずともどうしたら成果あることになるか日々真剣に考えその手法を自分なりに身につけていく。
形から入るという方法も しかし本当に仕事を愛している人はあまり多くない。そういう人たちには形から入いるというかいろいろ強制的にするやり方が有効である。 よくノー残業デーとか8時になったら消灯とかいう時間を制限するやり方である。 経済用語として「パレートの法則」というのがあるがこれは「8割の富は2割の人たちに所属する」といった8割2割の理論である。 私はこれをもじって「仕事のパレートの法則」といっている。つまり「その人の仕事全体のうちプライオリティが高い順に2割を遂行すればその人の仕事量の8割に達する」というものである。 したがって時間を制限すると人は重要度の低い仕事から捨てようとするので、全体としては仕事の達成度はそれほど落ちないのでこの時間を制限するやり方は有効である。 それに例えば１８時で帰らなくてはならないとなったら昼にのんびりと仕事をしていられなく急いでやろうとするので生産性が上がることにつながる。
世に仕事術の本はあまたあるが、本当に役に立ったという話はあまり聴かない。 さて私の仕事術の本はどうだろうか？
仕事のパレートの法則 主として経済学で使われる用語で「パレートの法則」というのがあります。 即ち「富の8割は2割の人に帰属する」といった「８割２割の法則」のことですが私は「仕事のパレートの法則」もあるのではないかと考えています。 つまり「重要な仕事2割をやればその人のかかえる仕事の8割が達成できる」ということです。 会社にはやたら多くの仕事があり、重要な業務もあるが取るに足らない雑用も数多くあります。 そんな中で全ての仕事をやっていたのでは時間がいくらあっても足りません。 もちろん雑用であってもしなくてはならない業務もあるので、いかに最低限のインプットでどの程度の完成度で済ますかを良く考え、もし他の人にしてもらえる業務であるなら極力自分がしないことです。 仕事を分類すると、今やる仕事、後でやる仕事、自分がやる仕事、人にやらせる仕事の4区分があり、仕事が発生したときに大事なことは自分がやらないで済ますということです。
「会議に出ない」「人に会わない」「書類を読まない」 会議に出るか出ないかということは極めて重要なテーマで、私は、会議は出なくてすむものはできるだけ出ないようにしています。もちろん、仕事というのは、チームで連携して進めることが多いですから、会議に出ないというのは難しいことではあります。 しかし、よく同じ会議に自分と同じ組織の人が2人も3人も出席していることがあり、そんな時は、自分は欠席し、出席した人に後から結果を聞くということで会議時間をいただくことができます。 また、人と会って話をしなくてはならない仕事か電話やメールで済む仕事かは慎重に考えなくてはなりません。出かけていって人に会うとなると多くの時間が必要になるからです。 私はいくつかの政府の審議会の委員をしていますがが、事前に役所の方、例えば課長と担当者の２人が事前の説明に来たいと言われることがあります。私は、ほとんどの場合、断って関連の資料をメールで送ってもらい、資料を読んだあとに電話で話を聞くことにしています。もし来社してもらって、事前説明を受けることになると、国のため働いている有能な官僚の方２人の往復時間も入れ、2時間半か3時間を浪費させることになるからです。この例などは人に会わずに済ませられる話です。 また、私のところにアポイントをとって訪問されるケースで3人、4人で来られ、その中で最初から最後まで一言も話さない人がいて何のために来たのかと思うことがあります。 先日も私に効率的な仕事の進め方の講話をして欲しいという会社があり、そのときはなんと5人で来社されたのにはびっくりしました。そのような依頼なら来るとしてもせいぜい２人でしょう。そんな会社には効率化のネタが山ほどあるに違いないと思いました。 この用件は本当に相手に会わなくてはならないのだろうか、メールを上手に使って対応したら済ませられるのではないだろうかなど良く考える必要があります。 また、私は回覧されてくる書籍やレポートについても何を読むか、読まないかを決めています。新聞、雑誌、レポート、これらを少しずつでも読んでいたら時間はあっという間になくなります。自分に与えられた時間は少なくそれほど重要でないものは極力読まないことです。私は自分の書類箱に訪れる書類の5０％は読まなくてもいいものだと思っています。 ここで言う「会議に出ない」「人に会わない」「書類を読まない」という「出ない、会わない、読まない」という考え方は、ある意味で大変危険なことであり相当慎重に考え判断しなくてはなりませんが、このことによる時間増大の効果は驚くほど大きいのです。
2ヶ月分のカレンダーを「見る」 私の机の上にはいつも1ヶ月分表示されている卓上カレンダーが置いてあります。 例えば1月のカレンダーには、１5日は部長会とか20日までにはＡ社の経営改革企画書完成、２5日は障害者の会での講演などとイベントや行事、レポートの締め切りなどを記入してあります。 その１ヶ月分を毎日「見る」ことによって残された時間や必要なアクションを体感し準備します。 さらに大事なことはその1月のカレンダーの隣に次の月つまり2月のカレンダーも並べておきそこにも予定を書きこんでおくことです。即ち2ヶ月分の卓上カレンダーを見ることによって、いつも1ヶ月から2ヶ月先のスケジュールを毎日「見ている」わけですがこの効果は意外に大きいのです。 通常手帳を見て予定をチェックしますが、手帳は残念ながら一見では1週間か2週間しか見れないようになっていてその先はブラックボックス的です。最近は、いろいろ工夫した手帳があって何ヶ月分も記入できる蛇腹式の手帳などありますが、まだまだ主流ではありません。 1～2ヶ月先のスケジュールを見ていて大きなイベントや重要な報告書の〆切の前にはできるだけ予定を入れないようにするのです。
時間予算は3割 また今日が水曜日だとして来週の水曜日までに仕上げなくてはならない重要な企画書があったとします。その間、会議や出張の予定があって、仮に残されたというか自分が使える時間がざっと10時間だとしますと、こうしたとき真に使える時間は30％の3時間と覚悟しなくてはなりません。これはいわば｢時間予算｣という考え方です。 何故かというと、自分の時間というのは突然の他人の訪問、上司からの呼び出し、社内外からの電話などで大体予定していた時間の70％は飛んでしまうものだからです。 したがって私は絶対に完成しなくてはならない仕事が控えている場合は自分のスケジュールに自分へのアポイントを入れることにしています。来週の水曜日までどうしても仕上げなくてはならない企画書があったらスケジュールが空いている今週の金曜日の午後1時から3時まで自分へのアポイントを入れ、他の予定を入れないようブロックしておきます。 そしてその時間帯は会議室へこもるなり喫茶店に行くなりして自分の時間を確保するのです。 余談になりますが在宅勤務（テレワーク）の効果がある意味で抜群に大きいのはこの飛んでしまう70％のロスが生じないことで、在宅勤務の場合、時間予算は9割くらいになります。 在宅勤務では突然の来客も電話もなくいわば誰からも邪魔されず（といっても家族や宅配便などには邪魔されるが）集中して仕事ができるので自己管理できる人にはお勧めの働き方です。 私は昔、どうしても完成させなくてはならない仕事があったとき、午前中、社外で用事があることにして、自宅でその仕事を完成させたものでした。
先人の知恵を活用しよう 以前、私はトップから繊維の国際会議（それは第3回目の会議であった）の冒頭の基調講演の原稿を書くように指示され、自分なりにいろいろ考えそれなりの文章を書いてみたもののなかなかトップは満足してくれなかったことがあります。 そこでもう一度、第1回目と第2回目の基調講演を熟読してみました。すると第1回目のそれは繊維産業全体のためにアジア各国の首脳に参加してもらおうという熱いパッションと意義付けや哲学が明確に詠われており、極めて格調の高いもので、多くの人の心を捉える見事なスピーチ内容でした。それはそのはずで第1回目でもあったためその内容は練りに練った原稿だったからです。 そこで私はその優れた文章のかなりの部分をいただき原稿を完成させトップに提出したところ「これはよくできている。これでいこう」と即座にＯＫが出ました。 もう一つ、かつて、私が30代の前半のこと、繊維事業のスタッフに転勤してきたとき、私が最初に取り掛かったのは、書庫の整理でした。書庫には昭和20年代からの重要な資料が保管されていました。 作業服に着替え、2週間ほど毎日書庫の書類の整理に没頭し、すべての書類を読み、そのうち半分ほどの不要なものは捨て、残すべきものはカテゴリー別に分類し、重要度ランクをつけ、最後にファイルリストを作りました。 即ち先輩の遺産の棚卸をしたわけです。 書庫の整理が終わったあと、上司から何らかの仕事の指示を受けても、まずファイルのリストをみて、似たようなテーマをどう分析し結論付けているかを調査しました。会社の仕事は大体似たようなことの繰り返しなのでたいていはそのファイルリストにあるわけです。そしてそのテーマについて現時点のデータや環境に置き換えればあまり時間をかけずに完成できるということになります。 昔の先輩が知恵を出して作った作品に自分のアイディアを乗せ報告するわけなので当然仕事のスピードは速く、おのずとレベルの高い成果にも繋がります。
優れたイミテーションの先にイノベーションが待っている 世の中はイノベーションの大合唱です。もちろんそうでしょう、技術も営業もイノベーションなくして企業は生き残れません。しかし残念ながら人間一人の知恵などたいしたものではないのです。 先に挙げた2つの事例のように通常の業務ならばいきなり自ら考えるより、先輩の優れた遺産を活用しながら皆で知恵を出し合ったりする方がはるかに効果的です。 また、おそらく革新的イノベーションの場合も何の蓄積もないところから突然湧いてくるものではなく、日頃の学習の積み重ねという努力によって発現するものなのでしょう。 ある意味では優れたイミテーションの積み重ねの先に優れたイノベーションが待っているのではないでしょうか。
仕事をする上で本を読むことが必要か よく、学校の教師や社会的に名のある人は本を読めといいます。 しかし会社の中で周りを見渡しますと仕事が出来ることとたくさん本を読むこととはあまり関係がないようです。 むしろ礼儀正しさ、誠実さ，信念や実行力があるといった態度の良し悪しや性格のほうがよほど仕事をする上で大事です。本はあまり読まないが朝から晩まで一生懸命仕事をしている人の方が会社の中で伸びていくケースが多い。 そもそも仕事のできる人は次から次へと重要な仕事を任されるから毎日大変忙しいので本を読む時間がないということもあります。
読書には批判精神が必要 本を読む上で大切なことは、そこに書いてあることが本当に真実かという冷静さでしょう。 例えば「会社は株主のものである」、「選択と集中が必須である」「'90年代は失われた10年である」といった論調は必ずしも正しくないというのはいまやほぼ常識になっていますが、ある時期はそれが当たり前として通っていたこともあります。 逆説的に言えば、本を批判精神もなくたくさん読むよりはむしろ本を読まない方が無駄なことを頭に入れないだけ傷が浅いともいえます。 私は若い頃ボストンコンサルタントグループのPPM（プロダクト・ポートフォリオ・マネージメント）を読んで自分の会社の事業にその理論を当てはめ事業戦略をまとめた事がありますが、少したってから本当に馬鹿なことをしてしまったと後悔しています。 現実の企業にあって、『金のなる木』事業には投資をしないとか、『負け犬』事業はすぐ撤退すべきだなどとは実際の責任ある経営をした人ならすぐにはそんな結論を出さないのは自明の理でしょう。 自社の営業や技術の強み弱み、マーケットやコンペティターの分析を十分掘り下げ事業全体の正確な事実把握をした上でしかるべき対応策を打つことになります。そういった意味では私はPPMの理論などむしろ学ばないほうが良いくらいに思います。
優れた人格を備えた真のリーダーになるには それでは本は読んでも読まなくてもいいのでしょうか。今日のこのコラムのタイトルは本はたくさん読むが仕事にはいまひとつという人に対する一種の挑発です。 組織の中で真のリーダーとなるには人間力と実行力が欠かせません。人間力とはその人の言うことならば素直に聴きついていくという人間としての魅力です。そのためには幅広い知識や考え方、人間理解力が必要で、それは多くの本を精読することによって身に付けることができます。
メールは便利 先日、大学時代の同級会の連絡が郵送されてきて出欠の返事は電話かFAXで欲しいということであった。 私は大学時代所属していたワンゲルの同窓会の幹事をしているが、数年前から通知、返事、名簿はすべてメールである。 このような会でメールを使うか使わないかで驚くほどの差がある。後者は案内を書いて切手を貼って郵送する、住所が違っていたら戻ってくる、連絡がなければ電話か手紙で督促しなくてはならない。これらのことを幹事の秘書がしているとのこと。幹事は「この会はうちの秘書で持っている。彼女がいなければ今日こうして会うこともできない」と秘書の存在を強調する。 私のワンゲルの方はメールなので郵便代は不要だし、返事はすぐ返ってくる、住所・勤め先などの変更は簡単、だれが同窓会に出席するのか事前にわかるし、名簿は共有できる。もちろん秘書もほとんど必要ない。 即ち、情報のスピード、質量とも圧倒的な違いがある。
メールの基本は「正確さ」と「簡潔さ」 私には毎日30件ほどのメールがくるがそれを読み返事を書くのは結構時間がかかる。 毎日メールを見ていると気になることがいくつかある。 やたら写しを入れる人がいる。特にどうでも良いような集まりに欠席することを全員に写しを入れる人がいる、あんたなんか欠席しようと関係ないよと思ってしまうこともある。 「おはようございます」というメールを平気で入れる人がいる、こちらが開くのは夜かもしれないのに。メールを受け取る相手の視点になっていないからだろう。 「いつもお世話になっています」「お忙しいところ申し訳ありません」などというのはほとんど意味がない。それよりまず用件だろう。 「お元気ですか」という人がいる。そういわれたら「元気です」と答えないといけないような負担を感じる。件名に「お礼」「ご連絡」と入れる人がいるが、あとで検索する時見つけるのに苦労するので避けるべきだろう。 メールの基本は「正確さ」と「簡潔さ」であり仕事上どうでも良いこと、時候の挨拶など省くのはお互いビジネスを無駄なく効率的に進める上で鉄則である。 ときどき気の利いたメールに出会う。「このメールへの返信は不要です」「変更あるときのみ返信ください」「急ぎのメールではありませんので時間のある時お読み下さい」など。 先日ある友人に私のホームページを作成してもらったが、彼からの連絡は「佐々木常夫のホームページ１」次の連絡は「佐々木常夫のホームページ２」であり、結局 21で完成したがこのメールの検索は実に容易であり、このようなタイトルの命名は秀逸である。
メールを見ればその人の性格・能力がわかる 仕事が出来る人かどうかその人のメールを見ればすぐわかる。 まず結論から入る。「今日の午後からの中計に関する生産との打ち合わせは○○専務が急に社外との打ち合わせが入ったので延期します」などとは書かない。「本日午後の会議は延期します」理由を伝えたいのなら後から入れる。読むほうからすれば専務がどんな理由で出られないかどうでも良く、要は会議がなくなることが重要なのである。 また複数の連絡事項がある場合は箇条書きにし、おまけに「以下３点を連絡します」とくる。 なにが優れているかというと「正確」かつ「簡潔」ということで、そのため良く考えているか、相手の立場に配慮しているかということである。 だから「返事をお待ちしています」などとは書かない。どうしても返事が欲しい時は「できましたら15日ごろまでお返事をいただけるとありがたい」と具体的な日を入れる。 メールというのはたしかに連絡、報告、相談などの単なる通信手段にすぎないが、メールによって事実がきちんと伝わるか、業務を効率良く遂行できるかということにも繋がっていくことを忘れないで欲しいものである。
