先日ある研修会で働き方に関する基調講演をした。私の講演の前にある凄腕の女性社長が大変早口で講演されていた。
私は最初、この方はお客様サービスの話をするのかなと思って聴いていたが、最後になって部下とのコミュニケーションの話であった。
この方はレジュメを用意されていなかったので聴き終るまで何の話かわからなかったし講演の後１カ月経ったらその時の話が何の話だったかほとんど忘れてしまった。
私は講演のときには必ず少し詳しめのレジュメを用意することにしている。
聴講する人は講演の始まる前にレジュメを見たら今日は何の話か知ることできる。
それに私のレジュメは詳しいので講演のときメモをとる必要があまりない。さらに講演が終わって何日も経っても私がどんな話をしたかほとんど思い出すことができる。
私は会社の仕事の中でそれほど重要でない仕事はもちろん口頭で済ませてもいいと思うが重要な仕事の場合は「口頭より文書が効率的」だと考えている。
第一文書にするということは自分の考え方の整理につながるし話を聴く相手方の理解を得られやすい。
特にお客さまや上司あるいは会議などでは簡単でいいので文書で手渡した方が記憶に残るし共有化できるし誤解も生じない。その文書をコピーして部下に渡し仕事の指示もできるというメリットがある。
課長のころ私は２週間に１度上司の部長に彼が暇な時間に３０分のアポイントを入れ自分の業務の報告と相談をしていたがそうした時、必ず簡単でいいから文書で事前に手渡していた。人は相手がどんな話をしたいのか事前に知ることはいわば予告編を受け取ることで心の準備ができるし、その書類を保管しておけば過去いつどんなことがあったか記録されていて仕事を進める上で役立つのである。