メールは便利
先日、大学時代の同級会の連絡が郵送されてきて出欠の返事は電話かFAXで欲しいということであった。
私は大学時代所属していたワンゲルの同窓会の幹事をしているが、数年前から通知、返事、名簿はすべてメールである。
このような会でメールを使うか使わないかで驚くほどの差がある。後者は案内を書いて切手を貼って郵送する、住所が違っていたら戻ってくる、連絡がなければ電話か手紙で督促しなくてはならない。これらのことを幹事の秘書がしているとのこと。幹事は「この会はうちの秘書で持っている。彼女がいなければ今日こうして会うこともできない」と秘書の存在を強調する。
私のワンゲルの方はメールなので郵便代は不要だし、返事はすぐ返ってくる、住所・勤め先などの変更は簡単、だれが同窓会に出席するのか事前にわかるし、名簿は共有できる。もちろん秘書もほとんど必要ない。
即ち、情報のスピード、質量とも圧倒的な違いがある。

メールの基本は「正確さ」と「簡潔さ」
私には毎日30件ほどのメールがくるがそれを読み返事を書くのは結構時間がかかる。
毎日メールを見ていると気になることがいくつかある。
やたら写しを入れる人がいる。特にどうでも良いような集まりに欠席することを全員に写しを入れる人がいる、あんたなんか欠席しようと関係ないよと思ってしまうこともある。
「おはようございます」というメールを平気で入れる人がいる、こちらが開くのは夜かもしれないのに。メールを受け取る相手の視点になっていないからだろう。
「いつもお世話になっています」「お忙しいところ申し訳ありません」などというのはほとんど意味がない。それよりまず用件だろう。
「お元気ですか」という人がいる。そういわれたら「元気です」と答えないといけないような負担を感じる。件名に「お礼」「ご連絡」と入れる人がいるが、あとで検索する時見つけるのに苦労するので避けるべきだろう。
メールの基本は「正確さ」と「簡潔さ」であり仕事上どうでも良いこと、時候の挨拶など省くのはお互いビジネスを無駄なく効率的に進める上で鉄則である。
ときどき気の利いたメールに出会う。「このメールへの返信は不要です」「変更あるときのみ返信ください」「急ぎのメールではありませんので時間のある時お読み下さい」など。
先日ある友人に私のホームページを作成してもらったが、彼からの連絡は「佐々木常夫のホームページ１」次の連絡は「佐々木常夫のホームページ２」であり、結局　21で完成したがこのメールの検索は実に容易であり、このようなタイトルの命名は秀逸である。

メールを見ればその人の性格・能力がわかる
仕事が出来る人かどうかその人のメールを見ればすぐわかる。
まず結論から入る。「今日の午後からの中計に関する生産との打ち合わせは○○専務が急に社外との打ち合わせが入ったので延期します」などとは書かない。「本日午後の会議は延期します」理由を伝えたいのなら後から入れる。読むほうからすれば専務がどんな理由で出られないかどうでも良く、要は会議がなくなることが重要なのである。
また複数の連絡事項がある場合は箇条書きにし、おまけに「以下３点を連絡します」とくる。
なにが優れているかというと「正確」かつ「簡潔」ということで、そのため良く考えているか、相手の立場に配慮しているかということである。
だから「返事をお待ちしています」などとは書かない。どうしても返事が欲しい時は「できましたら15日ごろまでお返事をいただけるとありがたい」と具体的な日を入れる。
メールというのはたしかに連絡、報告、相談などの単なる通信手段にすぎないが、メールによって事実がきちんと伝わるか、業務を効率良く遂行できるかということにも繋がっていくことを忘れないで欲しいものである。